Business Central, DSGVO
KI für Dynamics 365 Business Central: Copilot oder lokales Modell, und was die DSGVO verlangt
Kurz gesagt
Für Business Central bietet Microsoft mit Copilot eigene KI-Funktionen. Wenn Ihre Daten besonders schützenswert sind oder Sie Fragen über mehrere Systeme stellen wollen, kann ein lokal betriebenes Modell über die Business-Central-API die bessere Wahl sein. Beide Wege sind möglich, entscheidend sind Datenfluss, Rechtsgrundlage und Ihre Anforderungen.
Business Central wird im Mittelstand für Finanzen, Handel und leichte bis mittlere Fertigung eingesetzt. Viele Unternehmen nutzen es als Cloud-Dienst, andere betreiben es noch on-premise oder bei einem Hosting-Partner. Mit Copilot hat Microsoft KI-Funktionen direkt in die Oberfläche gebracht, zum Beispiel Textvorschläge für Artikelbeschreibungen oder Unterstützung bei der Suche.
Für die Entscheidung, ob das reicht, spielt die DSGVO eine zentrale Rolle: Wohin fließen Daten, wer ist Auftragsverarbeiter, und welche Zusagen gelten für Standort und Training? Diese Seite hilft bei der Einordnung und beschreibt den Weg über ein lokales Modell.
Die Optionen im Überblick
Es gibt drei praktikable Wege: Erstens die in Business Central eingebauten Copilot-Funktionen, die Microsoft bereitstellt. Zweitens eigene Lösungen mit Azure OpenAI in einer EU-Region, angebunden über Power Platform oder AL-Erweiterungen. Drittens ein Open-Weight-Modell auf eigener Infrastruktur, das über die Business-Central-API liest.
Welche Option passt, hängt davon ab, ob Sie Fragen quer über mehrere Systeme stellen, wie sensibel Ihre Daten sind und wie viel Aufwand für Betrieb Sie leisten können.
- Copilot: schnell, integriert, eingeschränkt in den Szenarien
- Azure OpenAI in der EU: flexibel, Datenfluss zu Microsoft als Auftragsverarbeiter
- Lokales Modell: maximale Kontrolle, eigener Betriebsaufwand
DSGVO: was Sie prüfen sollten
Bei Cloud-Lösungen sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Speicherung und Verarbeitung in der EU (Stichwort EU Data Boundary) sowie die Regelung zu Drittlandübermittlungen zu klären. Seit dem EU-US Data Privacy Framework bestehen für zertifizierte US-Anbieter Übermittlungsmöglichkeiten, die Bewertung bleibt aber eine Einzelfallentscheidung Ihres Datenschutzbeauftragten. Prüfen Sie außerdem, ob Eingaben zur Verbesserung von Diensten genutzt werden dürfen.
Bei einem lokalen Modell entfällt die Übermittlung an Dritte für die KI-Verarbeitung. Es bleiben das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Berechtigungskonzept und bei Bedarf eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO, etwa wenn Personaldaten einbezogen werden.
Anwendungsfälle mit Business Central
Business Central hält Daten in Posten und Belegen: Sachposten, Debitoren- und Kreditorenposten, Artikelposten, Wertposten und, bei Fertigung, Fertigungsaufträge mit Stücklisten und Arbeitsplänen. Fragen darüber lassen sich gut als Abfragen formulieren.
- Finanzen: Welche Kreditorenposten sind überfällig, und welche Skontofristen laufen in den nächsten sieben Tagen ab?
- Einkauf und Lager: Welche Artikel unterschreiten den Sicherheitsbestand, und welche offenen Bestellungen kommen rechtzeitig?
- Vertrieb: Welche Kundenaufträge sind teilgeliefert, und was fehlt zur vollständigen Auslieferung?
- Fertigung: Welche Fertigungsaufträge sind verspätet, und welche Komponente fehlt?
- Quer über Systeme: Verknüpfung der Business-Central-Daten mit Verträgen und E-Mails in der Dokumentenablage
Technischer Zugriff und Rechte
Business Central stellt standardisierte API-Seiten (API v2.0) und OData-Webdienste bereit, die sich lesend nutzen lassen. Die Authentifizierung läuft in der Cloud über Microsoft Entra ID, sodass die Rechte des Benutzers in der Abfrage gelten. Ein Modell, das auf eigenen Servern läuft, ruft diese Schnittstellen im Kontext des Benutzers auf und zeigt die Abfrage an.
Bei Bedarf werden Dokumente aus SharePoint oder Dateiablagen lokal indexiert. Schreibende Funktionen bleiben aus, bis ein Mensch sie freigibt. Für On-Premise-Installationen gilt dasselbe über die lokal verfügbaren Webdienste.
Betriebsrat, Pilot und Aufwand
Sobald Auswertungen Beschäftigte betreffen können, etwa durch Auswertung von Zeitbuchungen oder Spesen, ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten. Beginnen Sie mit Sachfragen und stimmen Sie den Rahmen früh ab.
Für den Einstieg empfehlen wir ein Assessment, in dem Sie Fragen, Datenarten und Schutzbedarf sammeln. Danach folgt ein Pilot mit wenigen Fachanwendern und einem festen Testset. Der Aufwand für Hardware und Betrieb des lokalen Modells ist ehrlich gegen die Cloud-Alternative abzuwägen.
Wann Copilot genügt
Wenn Ihre Anforderungen im Rahmen der Copilot-Funktionen liegen, Ihr Datenschutzbeauftragter die Verarbeitung bei Microsoft freigegeben hat und Sie nur Business Central betrachten, ist Copilot der einfachste Weg. Ein lokales Modell lohnt sich bei besonders sensiblen Daten, bei Kundenvorgaben, die Cloud-KI ausschließen, und bei Fragen über mehrere Systeme hinweg.
Häufige Fragen
Ist Copilot in Business Central DSGVO-konform?
Das hängt von Ihrer Konfiguration, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und Ihrer Risikobewertung ab. Wir geben keine Rechtsberatung. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten Standort, Zweck und Nutzung der Eingaben.
Kann ein lokales Modell auf Business Central in der Cloud zugreifen?
Ja, über die API-Seiten und OData-Webdienste mit Authentifizierung über Entra ID. Dabei verlassen nur die abgefragten Daten die Cloud in Ihr Netz, nicht an einen KI-Anbieter.
Was ist der Vorteil gegenüber Azure OpenAI in der EU?
Bei einem lokalen Modell gibt es keinen weiteren Auftragsverarbeiter für die KI-Verarbeitung und volle Kontrolle über Betrieb und Protokolle. Azure OpenAI ist dagegen schneller einzurichten und erfordert keine eigene GPU-Infrastruktur.
Kann die KI Belege in Business Central anlegen?
Technisch möglich über die API, standardmäßig aber deaktiviert. Aktionen sollten erst nach menschlicher Bestätigung ausgeführt und protokolliert werden.
Brauche ich dafür eine eigene AL-Erweiterung?
Für lesende Abfragen in der Regel nicht, da die Standard-APIs genügen. Eine AL-Erweiterung ist nur nötig, wenn Sie Felder oder Logik bereitstellen wollen, die die Standard-API nicht liefert.
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