Faturação certificada, ATCUD e QR code: o que a indústria deve controlar

O programa de faturação precisa de certificação da AT, com um número de certificado que consta dos documentos. Cada série de documentos tem de ser comunicada à AT antes de ser usada, e a AT devolve um código de validação da série. O ATCUD é composto por esse código e pelo número sequencial do documento dentro da série.

Na prática, o erro mais frequente é abrir uma série no ERP, esquecer-se de a comunicar ou de introduzir o código de validação, e começar a emitir. O ERP pode impedir ou avisar, conforme o produto e a versão, e por isso convém ter uma lista de controlo por estabelecimento e por tipo de documento.

Não é a IA que emite nem certifica documentos. O seu papel é verificar o que o ERP já registou: séries sem código de validação, documentos sem ATCUD, saltos na numeração, guias emitidas sem fatura correspondente, ou faturas de exportação sem os dados do cliente estrangeiro necessários.

Com perguntas em português, o responsável financeiro obtém a lista de exceções do mês e a consulta que a gerou. Os alertas podem ser agendados e enviados por email à pessoa certa, em vez de dependerem de alguém lembrar-se de olhar.

Se tem uma loja ou um estabelecimento e poucas séries, uma folha de verificação e uma revisão trimestral podem bastar. A IA justifica-se quando há vários estabelecimentos, vários tipos de documentos, transporte frequente de mercadoria ou uma equipa financeira pequena que não consegue rever tudo.

Peça ao fornecedor do software que confirme o estado de certificação da sua versão e as atualizações necessárias. Usar uma versão desatualizada é um risco maior do que qualquer falha de monitorização.