SAF-T (PT): como evitar erros no ficheiro e usar IA para validar

O ficheiro agrega dados mestre, como clientes, fornecedores, produtos e tabela de impostos, e movimentos, como faturas, notas de crédito, guias e recibos. Quase todos os problemas têm origem nos dados mestre ou no processo de anulação e retificação, e não no gerador do ficheiro em si.

Casos típicos incluem artigos sem categoria de IVA, motivos de isenção ou de não liquidação omitidos, séries de documentos com falhas de numeração e clientes de consumidor final registados de forma inconsistente. O ERP certificado impede muita coisa, mas não impede dados mestre mal preenchidos.

Os ficheiros SAF-T contêm dados pessoais e comerciais. Por isso a verificação deve correr em infraestrutura da empresa ou num cloud privado, com um modelo aberto servido localmente. Os documentos não devem ser enviados a serviços externos de IA, e as perguntas e respostas ficam registadas.

O resultado é um relatório de apoio à decisão. Qualquer correção é feita no ERP, pelo utilizador autorizado, respeitando as regras do software certificado: um documento já emitido não se edita, retifica-se com o documento previsto na lei.

Se o seu volume de documentos é baixo e o ERP já valida o ficheiro de forma satisfatória, pode não precisar de mais nada. A validação do esquema XML e as verificações do próprio Portal das Finanças apanham muitos erros formais, mas não apanham erros de sentido, como uma isenção aplicada ao cliente errado.

A decisão fiscal continua a ser do contabilista certificado e da empresa. A IA não dá parecer fiscal; aponta inconsistências nos dados para serem revistas por quem tem essa responsabilidade.