KI-Anbieter für Ihr ERP auswählen: Lastenheft und RFP

Beginnen Sie mit Anwendungsfällen, nicht mit Technik: Welche zehn Fragen oder Aufgaben sollen gelöst werden, von wem, mit welchen Daten, wie oft? Ergänzen Sie Systeme (ERP-Version, MES, CAQ, Dokumentenablagen), Nutzerzahl und Sprachen.

Beschreiben Sie dann die Rahmenbedingungen: Betrieb On-Premise oder in der privaten Cloud, Rechenzentrumsstandort, Anbindung an Rechte- und Rollenkonzept, Protokollierung, Freigabeprozess bei Schreibaktionen und Anforderungen von Kunden, etwa aus Luftfahrt und Rüstung.

Klären Sie die Rolle nach DSGVO, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Löschfristen und mögliche Drittlandübermittlungen. Wenn Beschäftigtendaten betroffen sein können, gehört der Betriebsrat in den Prozess. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Einsatzfall unter den EU AI Act fällt und welche Pflichten Sie als Betreiber haben.

Verlangen Sie keine Zertifikate, die der Anbieter nicht haben kann, sondern konkrete Nachweise: Architekturbeschreibung, Datenflussdiagramm, Protokolle, Testergebnisse. Bei Bedarf prüfen Sie den Aufbau selbst oder durch Dritte. Behauptungen zu ISO-, CMMC- oder ITAR-Konformität sind auf Belegbarkeit zu prüfen.

Vorsicht bei Anbietern, die ohne Blick auf Ihre Daten Trefferquoten versprechen, die Datenverarbeitung nicht erklären wollen, Schreibzugriff als Standard anbieten oder nur ein einziges Modell ohne Alternative nennen. Ebenso bei Preisen, die ausschließlich an Tokenverbrauch hängen, ohne Obergrenze.

Der Hersteller Ihres ERP ist ebenfalls ein Kandidat. Wenn seine eigene KI Ihre Fragen abdeckt und Ihre Datenschutzanforderungen erfüllt, ist das oft der einfachste Weg. Ein spezialisierter Anbieter lohnt sich, wenn Sie mehrere Systeme verbinden, privat betreiben müssen oder Modelle kontrollieren wollen.