España, facturación
Verifactu y Ley Crea y Crece: factura electrónica en el ERP de una fábrica
Respuesta corta
Verifactu (sistemas de facturación verificable) y la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece son dos obligaciones distintas que tocan al mismo módulo de ventas de tu ERP. La IA no emite ni firma facturas: sirve para vigilar rechazos, datos maestros y conciliaciones alrededor de ellas, con el ERP como única fuente de verdad.
Si diriges administración o sistemas en una industria española, probablemente has oído las dos siglas juntas y has dudado si son lo mismo. No lo son. La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y el Real Decreto 1007/2023 regulan los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y de ahí sale Verifactu. La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como Crea y Crece, obliga a emitir factura electrónica estructurada entre empresas y profesionales, con plazos escalonados según el tamaño que fija su desarrollo reglamentario.
Los calendarios han cambiado más de una vez, así que antes de planificar confirma siempre las fechas vigentes en la sede de la Agencia Tributaria y en el texto del reglamento. Lo que no cambia es el trabajo técnico: tu ERP o tu software de facturación debe generar registros de facturación inalterables, con huella, código QR y trazabilidad, y debe poder intercambiar facturas electrónicas en formato estructurado con clientes y proveedores.
Esta guía explica qué parte es responsabilidad del fabricante del software y qué parte es tuya, y dónde una capa de IA privada sobre tu ERP aporta algo real: detectar antes los problemas, no sustituir el cumplimiento.
Verifactu y Crea y Crece: dos obligaciones, un mismo flujo
Verifactu se centra en la integridad del registro. Cada factura genera un registro de facturación con una huella encadenada al anterior, un código QR en la factura y, según la modalidad, el envío automático a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o la conservación con firma electrónica y registro de eventos (modalidad no verificable). El productor del software debe emitir una declaración responsable de que su programa cumple los requisitos.
Crea y Crece se centra en el intercambio. La factura B2B debe ser electrónica, en un formato estructurado que permita su tratamiento automático, con una solución pública de la AEAT como mínimo común y plataformas privadas interoperables, y con estados de la factura que se comunican al emisor. Son piezas distintas: puedes cumplir una y no la otra.
En una fábrica el flujo real pasa por varios puntos: pedido de venta, albarán de expedición, facturación periódica, facturas rectificativas por devoluciones o calidad, y facturas recibidas de proveedores que deben entrar a contabilidad y a la recepción de compras.
- Verifactu: registro inalterable, huella, QR, declaración responsable del productor.
- Crea y Crece: factura estructurada B2B, interoperabilidad y estados de la factura.
- Ambas afectan al módulo de ventas, a contabilidad y a la integración con el banco.
- Los plazos dependen del tipo de contribuyente: verifícalos en fuentes oficiales.
Qué debe resolver tu proveedor de ERP y qué te toca a ti
Si usas Sage 200, a3ERP, Ekon, SAP Business One, Business Central u otro ERP comercial, el cumplimiento del registro de facturación lo asume el fabricante a través de actualizaciones y de su declaración responsable. Tu trabajo es actualizar a la versión certificada a tiempo, probar tus circuitos propios y no mantener desarrollos a medida que emitan facturas fuera del módulo estándar.
El riesgo típico de una industria son los circuitos paralelos: una hoja de cálculo para facturas de utillaje, un programa de la planta que factura portes, un exportador que genera facturas en PDF desde otro sistema. Cada uno de esos puntos puede quedar fuera del registro y convertirse en un problema.
Haz un inventario de todos los puntos desde los que sale una factura, incluidas las rectificativas y las facturas de abono, y marca cuáles pasan por el módulo certificado. Ese inventario es la mejor primera tarea de un proyecto de adaptación.
Dónde ayuda una IA privada y dónde no
La IA no debe generar, modificar ni firmar registros de facturación. Eso rompería precisamente la inalterabilidad que exige la norma. El uso sano es de solo lectura sobre el ERP, con el usuario viendo siempre la consulta que se ejecuta y respetando los roles del propio sistema.
Con una capa de consulta en lenguaje natural puedes preguntar cosas como qué facturas de la última semana tienen cliente sin NIF válido, qué rectificativas no enlazan con la factura original o qué albaranes de más de diez días siguen sin facturar. Son preguntas que hoy se resuelven con listados y filtros manuales.
- Clientes y proveedores con NIF, dirección o código de plataforma incompletos antes de que la factura se rechace.
- Conciliar facturas recibidas con pedidos de compra y recepciones, señalando diferencias de precio o cantidad.
- Resumir en lenguaje claro los rechazos y estados devueltos por la plataforma de intercambio.
- Detectar albaranes entregados sin facturar al cierre del mes.
- Explicar a un usuario no técnico por qué una rectificativa quedó pendiente.
Arquitectura y protección de datos
Las facturas contienen datos personales de autónomos y personas de contacto, además de información comercial sensible como precios y condiciones. Por eso el patrón recomendado es un modelo de pesos abiertos (Llama, Qwen, Mistral o Gemma, por ejemplo) servido con vLLM u Ollama en tus propios servidores o en una nube privada en la UE, con recuperación sobre las tablas del ERP y sin enviar datos a terceros.
Conviene documentar el tratamiento en el registro de actividades del RGPD y la LOPDGDD, definir qué roles del ERP ven qué datos y conservar el registro de las consultas realizadas. Si el caso de uso entra en la clasificación de riesgo del Reglamento europeo de IA, tu asesor jurídico debe valorarlo; un asistente de consulta de solo lectura suele ser de riesgo limitado, pero verifícalo para tu caso.
Cualquier escritura en el ERP, por ejemplo preparar un borrador de abono, debe pasar por aprobación humana y por las transacciones estándar del propio ERP, nunca por un acceso directo a la base de datos.
Cómo empezar y cuándo no hace falta IA
Primero, cumple. Actualiza el ERP a la versión con Verifactu, activa el intercambio de factura electrónica con tu plataforma y prueba con un conjunto de clientes. Una vez estable, un piloto de dos o tres semanas con consultas de solo lectura sobre facturación suele bastar para ver si la IA aporta ahorro real al equipo de administración.
Para empezar, mide cuántas horas al mes dedica el equipo a revisar rechazos, conciliar compras y perseguir albaranes sin facturar. Si son pocas, un buen informe del propio ERP basta y no merece la pena una capa de IA.
Sé también realista con el alcance: la IA no sustituye al asesor fiscal, no interpreta la norma por ti y no te exime de la responsabilidad sobre tus datos. Es una herramienta de revisión, no de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu y la factura electrónica de Crea y Crece son lo mismo?
No. Verifactu regula cómo el software registra y protege las facturas (integridad, huella, QR). Crea y Crece regula el intercambio de facturas electrónicas estructuradas entre empresas. Se complementan, pero son obligaciones separadas con sus propios plazos.
¿Puede una IA emitir o corregir facturas por mí?
No es recomendable. La emisión debe pasar por el módulo certificado del ERP para mantener la inalterabilidad. La IA se usa en solo lectura para revisar, conciliar y explicar, y cualquier borrador requiere aprobación humana.
¿Qué hago con las facturas que salen de sistemas fuera del ERP?
Inventaríalas cuanto antes. Si emiten facturas, deben integrarse en el módulo certificado o sustituirse. Es el punto donde más fallos de cumplimiento aparecen en industrias con sistemas heredados.
¿Dónde confirmo los plazos vigentes?
En la sede electrónica de la Agencia Tributaria y en el texto actualizado de los reales decretos y órdenes ministeriales. Los plazos se han modificado en más de una ocasión, así que no los tomes de una guía general.
¿Los datos de facturas pueden salir de mi empresa para usar IA?
Con una arquitectura privada no hace falta. El modelo se ejecuta en tu infraestructura o en una nube privada en la UE y consulta el ERP en solo lectura. Aun así, documenta el tratamiento según el RGPD.
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